આપણે બધાં ભૂલો કરીએ છીએ અને ક્યારેક આપણે બગડેલા સંબંધો માટે અન્ય લોકો પાસેથી માફી માગીએ છીએ. તેથી પત્ર-માફી જટિલ પ્રકારના અક્ષરોમાંની એક છે. છેવટે, આ પત્રમાં, લેખક તેના પસ્તાવો (અવારનવાર માફી માગવાની કોઈ ઈચ્છા નથી અને બિઝનેસ પત્રવ્યવહારમાં તે પણ બને છે કે તમારે તમારી પોતાની ભૂલો માટે જરૂરી નથી માફી પણ કરવી પડશે) પર અચકાશે.
ક્ષમા માટે પૂછવું જરૂરી છે. છેવટે, એકની ખોટી સ્વીકાવાની ક્ષમતા, તેમની ભૂલો અને તેમની તૈયારી એક જ સમયે સુધારવા દરેક સંસ્થાની છબીનું એક મહત્વનું ઘટક છે. લેખિત માફી માફી તરીકે મુખ્ય ઉદ્દેશ ધરાવે છે, જ્યારે વારાફરતી કંપનીના ચહેરાનું સાચવીને અને દૂષિત સંબંધો પુનઃસ્થાપિત કરે છે. વધુમાં, સંભવિત સંઘર્ષની ઘટના ઘટાડવા માટે મહત્વનું છે, જ્યારે ભૂલના નકારાત્મક પરિણામો ઘટાડી રહ્યા છે. માફી પત્ર નીચેના કિસ્સાઓમાં મોકલવા જોઈએ:
- અન્ય સંગઠનના કર્મચારીઓ તરફ તમારા ભાગ પર ખોટી વર્તણૂક (અમાનુષી વર્તણૂકના મૂળ કારણને ધ્યાનમાં લીધા વગર)
- જો તમે તમારી કોન્ટ્રાક્ટની જોગવાઈઓ પૂર્ણ કરી ન હોત તો (તે પણ ધ્યાનમાં લીધા વગર)
- તમારા કર્મચારીઓનું ખોટું વર્તન, જે કોઈ પ્રકારનું જાહેર ડોમેન બન્યું.
- બળ પ્રસંગના કિસ્સામાં.
માફી પત્ર કેવી રીતે લખવો?
લેખિત માફી એક માળખું ધરાવે છે જે સામાન્ય બિઝનેસ લેટરના માળખાથી કોઈ વિશિષ્ટ તફાવતોને સહન કરતી નથી, પરંતુ જો તમે પત્ર તટસ્થનો વિષય બનાવતા હોવ તો આ વિષય શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ હશે, હકીકત એ છે કે આ પત્ર ક્ષમા છે તે પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરતા નથી. કંપનીના ટોચના મેનેજર દ્વારા પત્ર પર હસ્તાક્ષર કરવા દો. તે એવી છાપ ઊભી કરવી જરૂરી છે કે મેનેજર ભૂલભરેલી સમસ્યાના મહત્વ વિશે વાકેફ છે અને, જે બન્યું તે વિશે ખૂબ દિલગીરીથી, ઇજાગ્રસ્ત પક્ષો તરફથી માફી માંગવા માટે તૈયાર છે. માફીનો ટેક્સ્ટ તમારી કંપની અથવા સત્તાવાર ના વ્યાવસાયિક પ્રતિષ્ઠાને પુનઃસ્થાપના પર અસર કરે છે.
ફોર્મ પર આધાર રાખીને, લખાણ વિભાજિત થાય છે: પ્રારંભિક ભાગ, મુખ્ય ભાગ અને નિષ્કર્ષ. માફી પત્રના પ્રારંભિક ભાગમાં માત્ર એક વાર લાવવામાં આવે છે. બીજા ફકરો મુખ્ય ભાગ છે. શું બન્યું તે કારણ સમજાવવું જરૂરી છે. "નાના સમસ્યા", "નાનો વિલંબ", "વગેરેથી ટાળો." ત્રીજા ફકરો દુઃખનો અભિવ્યક્તિ છે, દિલગીરી આ નિષ્કર્ષે એવી આશા વ્યક્ત કરવી જોઈએ કે આવા કેસ ફરીથી બનશે.
ભૂલશો નહીં કે જો તમે બધું જ કરો છો, તો પછી બીજી કંપની અથવા ક્લાયન્ટના અસંતોષ કર્મચારીની જગ્યાએ, થોડાક કાયમી મેળવો.